Kontrola nákladov v reštaurácii: čo musí majiteľ sledovať

Kontrola nákladov v reštaurácii nezačína na konci mesiaca pri pohľade na účtovníctvo.

Vtedy je už väčšina peňazí minutá.

Skutočná kontrola vzniká počas bežnej prevádzky – pri nákupe, sklade, výrobe, plánovaní ľudí, tvorbe cien aj každej jednej smene.

Náklady nevznikajú iba pri nákupe surovín

Majiteľ často začne riešiť ekonomiku tým, že sa pozrie na ceny dodávateľov.

Je to iba jedna časť problému.

Peniaze môžu z prevádzky odchádzať cez:

• zlé nákupné ceny,
• nesprávne objednávanie,
• vysoké skladové zásoby,
• odpad,
• nedodržiavanie gramáží,
• slabé kalkulácie,
• nevhodne nastavené ceny,
• nadbytočné hodiny personálu,
• zle naplánované smeny,
• príliš široké menu,
• nízky výkon ľudí.

Preto nestačí povedať: "Food cost máme v norme."

Treba vedieť, prečo je tam, kde je, a či čísla sedia s realitou prevádzky.

Čo sledovať denne

Každý deň nemusíte robiť kompletnú ekonomickú analýzu.

Musíte však vedieť, či sa prevádzka pohybuje správnym smerom.

Základom je tržba, počet účtov, priemerný účet, počet odpracovaných hodín, neštandardné straty, odpad a udalosti, ktoré ovplyvnili výsledok smeny.

Jedna slabšia smena nie je katastrofa.

Ak sa však rovnaká odchýlka opakuje desaťkrát a nikto ju nesleduje, vzniká systémový problém.

Čo sledovať týždenne

Týždenný pohľad už musí prepájať viac údajov.

Ako sa vyvíja tržba?

Koľko nás stáli ľudia?

Ako sa vyvíja nákup?

Ktoré položky sa predávajú?

Čo zostáva na sklade?

Kde vzniká odpad?

Sú smeny nastavené podľa reálneho výkonu prevádzky alebo stále fungujeme podľa rovnakého rozpisu bez ohľadu na tržbu?

Čísla majú význam až vtedy, keď ich dokážete spojiť s tým, čo sa v prevádzke skutočne udialo.

Čo sledovať mesačne

Mesačný výsledok má ukázať, či systém funguje.

Tu už treba porovnať tržby, náklady na suroviny, mzdy, fixné náklady, ostatné prevádzkové výdavky a výsledok.

A hlavne porovnať ich s predchádzajúcimi obdobiami.

Nie preto, aby ste mali ďalšiu tabuľku.

Ale aby ste videli trend.

Ak náklady rastú rýchlejšie ako výkon prevádzky, treba vedieť prečo.

Najhorší systém kontroly je "veď máme tržbu"

Plná reštaurácia môže vytvárať pocit, že všetko funguje.

Nemusí.

Ak máte vysokú tržbu, ale zároveň priveľa ľudí na smene, vysokú spotrebu, odpad, neefektívne menu alebo slabú kontrolu skladu, peniaze sa môžu strácať priamo pred vami.

Preto sa reštaurácia nemá riadiť podľa pocitu z plnej terasy.

Má sa riadiť podľa reality.

Kontrola nie je jedna tabuľka

Dobrý systém kontroly nákladov prepája:

tržbu → suroviny → ľudí → sklad → výkon → výsledok.

Jedno číslo bez súvislostí môže zavádzať.

A práve schopnosť čítať tieto čísla spolu oddeľuje jednoduché sledovanie prevádzky od jej skutočného riadenia.

Tejto problematike sa podrobne venujem v e-booku Reštaurácia bez ilúzií – Praktický manuál riadenia reštaurácie.

Je určený majiteľom, prevádzkovateľom a manažérom reštaurácií, pizzerií, kaviarní a ďalších gastroprevádzok, ktorí chcú mať čísla, ľudí a procesy pod kontrolou.