Inventúra v reštaurácii má ukázať, koľko surovín a tovaru máte skutočne k dispozícii. Až porovnanie fyzického stavu s evidenciou odhalí rozdiely, ktoré treba preveriť.

Ak však počítate zásoby zakaždým inak, používate nesprávne jednotky alebo počas inventúry nekontrolujete pohyby tovaru, výsledok môže byť nepresný.

Spoľahlivá inventúra preto začína prípravou.

1. Určite presný čas inventúry

Stanovte dátum a čas, ku ktorému zisťujete stav zásob. Fyzický stav aj evidencia musia zodpovedať rovnakému okamihu.

Praktické je počítať po skončení výdaja alebo pred začiatkom prevádzky, keď sa so zásobami pracuje čo najmenej.

Ak počas inventúry prijímate alebo vydávate tovar, zaznamenajte každý pohyb. Musí byť jasné, či sa uskutočnil pred spočítaním konkrétnej položky alebo po ňom.

2. Spočítajte všetky miesta uloženia

Surovina nemusí byť iba v hlavnom sklade. Môže sa nachádzať v prípravovni, chladničke pri výdaji, mrazničke, bare alebo v rozpracovanom výrobku.

Pred počítaním:

• rozdeľte prevádzku na jednotlivé zóny,
• určite, kto ktorú zónu spočíta,
• označte už spočítané zásoby,
• skontrolujte otvorené balenia,
• oddeľte vyradený tovar a zaznamenajte ho samostatne.

Dôležité je nevynechať zásobu a zároveň ju nezapočítať dvakrát.

3. Používajte rovnaké jednotky ako v evidencii

Ak máte surovinu vedenú v kilogramoch, inventúrny výsledok musí byť tiež v kilogramoch.

Údaj "tri balenia" nestačí, pokiaľ nepoznáte množstvo v každom balení. Pri nápojoch rozlišujte kusy, litre a objem konkrétnej fľaše.

Otvorené balenia vážte bez obalu. Pri otvorených fľašiach používajte meranie alebo jednotnú overenú metódu odhadu.

Čím menej náhodných odhadov, tým použiteľnejší výsledok.

4. Nezabudnite na polotovary

Omáčky, cestá, pripravené mäso alebo ďalšie polotovary stále obsahujú zásoby, ktoré majú hodnotu.

Ich evidenciu nastavte podľa svojho skladového systému. Môžu byť vedené ako samostatné výrobky s receptúrou alebo prepočítané na suroviny.

Používajte rovnaký postup pri každej inventúre. Nezapočítajte súčasne hotový polotovar aj suroviny, ktoré už boli použité na jeho výrobu.

5. Pripravte jednoduchý inventúrny súpis

Pri každej položke zaznamenajte:

• názov alebo skladový kód,
• mernú jednotku,
• miesto uloženia,
• skutočne spočítané množstvo,
• poznámku k nejasnostiam.

Na súpise má byť dátum a meno osoby, ktorá počítanie vykonala.

Pri významnom rozdiele položku prepočítajte. Pri drahých surovinách môže kontrolné počítanie urobiť druhá osoba.

6. Ako vypočítať spotrebu za obdobie

V jednoduchom modeli bez vratiek, presunov a ďalších pohybov platí:

Spotreba = počiatočné zásoby + príjmy − konečné zásoby

Modelový príklad:

• zásoby na začiatku mesiaca: 2 000 €,
• príjmy za mesiac: 8 000 €,
• zásoby na konci mesiaca: 2 500 €.

Spotreba = 2 000 + 8 000 − 2 500 = 7 500 €

Všetky hodnoty musia byť ocenené porovnateľným spôsobom. Nemiešajte nákupnú hodnotu zásob s predajnými cenami jedál.

Ak máte vratky dodávateľom alebo presuny medzi prevádzkami, zahrňte ich do výpočtu v správnom smere.

Spotreba tiež nemusí predstavovať iba suroviny použité na predané jedlá. Môže zahŕňať odpad, personálnu stravu a ďalšie výdaje. Tie potrebujete evidovať, aby ste výsledok vedeli vysvetliť.

Súvislosti opisuje článok Food cost v reštaurácii: prečo samotné percento nestačí.

Ako často kontrolovať zásoby

Frekvenciu prispôsobte hodnote zásob, obrátke a opakujúcim sa rozdielom.

Popri kompletnej inventúre môžete častejšie kontrolovať vybrané položky, napríklad drahé mäso, kávu alebo alkohol. Interval má umožniť zachytiť problém včas a zároveň byť zvládnuteľný pre tím.

Tento postup opisuje prevádzkovú kontrolu skladu. Účtovnú inventarizáciu a jej náležitosti riešte samostatne s účtovníkom.

Inventúra má viesť k rozhodnutiu

Významný rozdiel najprv overte a potom hľadajte príčinu. Samotné prepísanie množstva v systéme neopraví chybnú receptúru, nesprávny príjem ani nezaznamenaný výdaj.

Inventúra má byť súčasťou pravidelnej kontroly nákladov v reštaurácii.

Ak potrebujete nastaviť sklad, zodpovednosti a kontrolu zásob vo svojej prevádzke, pozrite si služby GastroBratia alebo nám napíšte.

Štefan Krajčovič | GastroBratia

Rozdiel v sklade po inventúre: čo skontrolovať ako prvé

Po inventúre chýba mäso, káva alebo alkohol. Rozdiel medzi evidenciou a fyzickým stavom však ešte nehovorí, prečo vznikol.

Príčinou môže byť chyba pri počítaní, nesprávna jednotka, chýbajúci doklad, neaktuálna receptúra alebo nezaznamenaný výdaj.

Pred úpravou skladu potrebujete zistiť, kde sa rozdiel vytvoril.

1. Najprv overte fyzické množstvo

Problematickú položku znovu spočítajte vo všetkých miestach uloženia.

Skontrolujte:

• či časť zásoby nezostala v prípravovni alebo pri výdaji,
• či nebola použitá v polotovare,
• či ste správne odpočítali hmotnosť obalu,
• či ste nezamenili kusy, kilogramy alebo litre,
• či počas počítania neprebehol príjem alebo výdaj.

Ak nie je spoľahlivé samotné meranie, ďalšia analýza bude vychádzať z nesprávneho čísla.

2. Preverte príjmy a ostatné pohyby

Porovnajte evidenciu s dodacími listami a skutočne prijatým množstvom.

Rozdiel môže vzniknúť napríklad vtedy, keď systém eviduje celé objednané množstvo, ale dodávateľ priviezol menej.

Skontrolujte tiež vratky a presuny do inej prevádzky. Overte, či boli zaznamenané a či patria do obdobia, ktoré vyhodnocujete.

Pozor na duplicitné skladové karty. Príjem môže byť vedený na jednej karte a výdaj na druhej. Jedna potom vykazuje prebytok a druhá nedostatok.

3. Skontrolujte receptúru a odpis z predaja

Správne evidovaný predaj ešte nezaručuje správny odpis surovín.

Preverte, či:

• je predávané jedlo prepojené so správnou receptúrou,
• receptúra obsahuje všetky používané suroviny,
• gramáže zodpovedajú skutočnej príprave,
• jednotky v receptúre zodpovedajú skladovej evidencii,
• sú správne nastavené prílohy, doplnky a varianty jedla.

Rozlišujte tiež hmotnosť pred opracovaním a po opracovaní. Surové mäso a hotová porcia nemajú rovnakú hmotnosť.

4. Zmerajte skutočnú porciu

Malý rozdiel na jednej porcii môže pri väčšom predaji vytvoriť významnú odchýlku.

Modelový príklad:

Systém odpisuje 180 g mäsa, ale kuchyňa používa 200 g. Obidve hodnoty porovnávame na rovnakom základe váženia.

Rozdiel je 20 g na porciu.

500 porcií × 20 g = 10 kg mäsa navyše

Pri modelovej nákupnej cene 9 €/kg predstavuje rozdiel 90 €.

Výpočet ukazuje možnú príčinu. Nepotvrdzuje, že sa to deje vo vašej kuchyni. Potrebujete kontrolné váženie a porovnanie s reálnym predajom.

5. Preverte výdaje mimo predaja

Suroviny môžu zo skladu odchádzať aj bez bežného predaja.

Patria sem:

• personálne jedlá,
• ochutnávky,
• reklamácie,
• jedlá poskytnuté bezplatne,
• odpad a vyradené suroviny.

Tieto výdaje musia mať zrozumiteľný záznam.

Storno na pokladni automaticky neznamená, že sa surovina vrátila do skladu. Zrušená objednávka pred výrobou je iná situácia ako jedlo, ktoré už kuchyňa pripravila.

6. Sledujte konkrétnu položku

Celková suma rozdielov môže zakryť príčinu.

Vyberte položky s najvyššou hodnotou odchýlky alebo tie, pri ktorých sa problém opakuje. Počas zvoleného obdobia porovnávajte:

Počiatočný stav → príjmy → jednotlivé výdaje → konečný fyzický stav

K výdajom priraďte predaj, výrobu, odpad a ostatné použitie podľa svojho systému.

Takto sa dá problém zúžiť na konkrétny pohyb alebo proces.

Rozdiel nie je automaticky dôkaz krádeže

Chýbajúca zásoba môže mať viac príčin. Bez overenia evidencie, počítania a pracovných postupov nemožno z rozdielu určiť vinníka.

Rovnako nezamieňajte skladový rozdiel s každou ekonomickou stratou. Predražený nákup alebo nízka predajná cena môžu znižovať výsledok aj vtedy, keď sklad sedí.

Každý významný rozdiel potrebuje uzavretie

Zapíšte si:

• čo ste preverili,
• akú príčinu ste potvrdili,
• čo treba zmeniť,
• kto zmenu vykoná,
• kedy overíte výsledok.

Ak opravíte receptúru, pri ďalšej kontrole overte, či odchýlka skutočne klesla. Ak zavediete záznam odpadu, skontrolujte, či ho tím používa.

Rozdiel medzi kalkuláciou a skutočnou spotrebou súvisí aj s food costom v reštaurácii.

Ak sa vám rozdiely opakujú a neviete nájsť príčinu, pozrite si poradenstvo GastroBratia alebo nám napíšte.